Update on AGSEM's General Assembly, Elections, and Bargaining

Updated: Mar 24

*La version française suit.*


AGSEM had several assemblies planned for this semester, which must now be postponed due to extenuating circumstances presented by COVID-19.


  • The General Assembly (GA) was scheduled for March 25. This GA is postponed.


  • A Unit 2 (Invigilators) Assembly was scheduled for April 22 to ratify the bargaining mandate. This assembly is not yet postponed and the GA is tentatively rescheduled for April 22, following the Unit 2 Assembly.


  • There is a strong possibility that both events will have to be postponed further, possibly until the Fall semester. *update* As of March 23, all assemblies are now postponed indefinitely until further notice.


  • A Unit 1 (TA) Assembly was to be scheduled for April 1 to hold a ratification vote on McGill's collective bargaining offer. The Unit 1 Assembly is postponed indefinitely.


The AGSEM Executive Committee and Bargaining Committees will do everything we can to respect our constitution. Read more to learn why, what constitutional problems we are encountering, and what the union's contingency plan is.


Why is the union suspending all assemblies?


For a few reasons, the current public health crisis presented by COVID-19 and the restrictions put in place by the government and the university make any union assembly impossible right now.


AGSEM's constitution does not explicitly allow members to participate remotely and if we were to make an exception, there would be technical challenges as well as logistical challenges like verifying union membership. More importantly, the constitution—and, in some cases, provincial law—requires that decisions such as elections, constitutional amendments, and ratification votes take place via a secret ballot, according to the procedures laid out by our affiliate CSN. We cannot conduct these votes online.


In addition, there is the issue of organizing large gatherings of over 50 people. The membership of Unit 1 (TAs) and Unit 2 (Invigilators) is over 2,000—and a General Assembly extends the right of participation to all who have joined our unionization drive for teaching support staff. The university is currently closed for two weeks, and will likely restrict in-person gatherings afterward, making it difficult to secure a location. The province is currently prohibiting gatherings of over 250, making it impossible to hold an assembly off-site.


Is this allowed?


Constitutionally, no. AGSEM's constitution requires a General Assembly to be held in the Winter term. The union's budget and mandates must be authorised by the General Assembly. The term of office for the Executive Committee, excluding the Bargaining Chairs, ends April 30 and only the General Assembly may elect new Executive Officers. No constitutional changes can be made to provide alternative means because constitutional amendments may only be made by (you guessed it) the General Assembly. Chapter 8 of the AGSEM Constitution specifies that when there is a dispute about constitutionality or when the union is unable to abide by its constitution, the rules established by the CSN/FNEEQ Constitution will prevail. The contingency plans elaborated below follow the recommendations of our CSN/FNEEQ advisors.


Additionally, all bargaining proposals and collective agreements must be ratified by the respective Unit Assembly. On March 10, TA Bargaining Committee reached a verbal tentative agreement with McGill that must now head to a vote by the membership. This agreement is not binding and until the TA Assembly votes to ratify the proposed contract, the provisions of the collective agreement which expired in 2018 remain in place, although wage increases will be retroactive when the new CA is ratified.


The Invigilator Bargaining Committee has been working hard at their bargaining proposal and must present their proposal to the Invigilator Assembly to receive a mandate before they can begin negotiations with McGill. The Invigilator collective agreement expires on April 30 but all provisions and protections will remain in place until a new CA is signed. The Invigilator Bargaining Committee will notify McGill of the date they intend to begin negotiations, which will only happen after an Invigilator Assembly is convened.


What is the contingency plan for the AGSEM Executive Committee and Bargaining Committees?


AGSEM is bound to follow all public health directives. We also have an ethical obligation to ensure that our meetings are safe and accessible, meaning that if there is still a viable health risk, especially to those members who are immunocompromised, we must reconsider public meetings. Furthermore, we have an ethical commitment to union democracy. The General Assembly is the highest authority in the union and we must ensure that every member has the opportunity to participate in the GA. If a large portion of our members are not on campus due to isolation, travel restrictions, or the end of Winter term activities, we must reconsider holding an assembly. This is especially important when it comes to the ratification of a collective agreement or a bargaining mandate, which will impact all members of that unit for years to come.


The AGSEM EC is making every effort to adhere to the constitution and has therefore rescheduled the GA for April 22 because this date will still allow elections and other union business to take place within the required timeframe. There is a strong possibility that the GA will be postponed further, along with the Unit 2 Assembly. In such an event, the union will hold the GA, Unit 1 (TA) Assembly, and Unit 2 (Invigilator) Assembly in Fall 2020. *update* As of March 23, all assemblies are now postponed indefinitely until further notice.


The nomination period for all committee positions is now open and will remain open until two days before the GA, whenever it may take place. The President will put out a new call for nominations two weeks prior to the GA when it is rescheduled, and will verify nominations already received. The current Executive Committee and Bargaining Committee will remain in office as an extraordinary measure until elections take place or until they resign. In the event of a resignation, the EC/BC will reach out to those who have nominated themselves to stand for election and may appoint interim officers as needed. The Bargaining Committees are also committed to sharing the workload of the EC while they remain in office. The entire EC will continue to serve on an interim basis and abide by a limited mandate of maintaining union operations and coalitions and providing support to members.


During this interim period, the EC/BCs will remain in close collaboration with our affiliates at CSN/FNEEQ and follow their guidance on our legal and constitutional obligations. We welcome feedback and participation from all union members.


L’AÉÉDEM avait plusieurs assemblées prévues pour ce semestre, qui doivent maintenant être reportées en raison de circonstances exceptionnelles présentées par le COVID-19.


  • L’assemblée générale annuelle initialement planifiée le 25 March 2020 est reportée.


  • Notre assemblée générale pour les surveillant-e-s d'examen (Unité 2) est actuellement planifié le 22 avril 2020 to mandaté le mandat de négociation pour la prochaine convention collective. L’assemblée générale annuelle est cédulé à la suite de notre assemblée générale pour les surveillant-e-s d'examen (Unité 2) qui est actuellement planifié la même date, le 22 avril 2020.


  • Il y a de fortes possibilités que ces deux assemblée mentionné ci-dessus soit remis de nouveau, possiblement à l’automne. *mise à jour* Depuis le 23 mars, toutes les assemblées sont reportées indéfiniment.


  • L’assemblée des auxiliaires d’enseignement (Unité 1) qui était planifiée le 1er avril 2020 pour voter sur une proposition de McGill par rapport à notre convention collective future est remise à une date indéterminée.


Le comité exécutif et les comités de négociation de l'AÉÉDEM feront tout ce qui est en notre pouvoir pour respecter notre constitution. Lisez la suite pour savoir pourquoi, quels problèmes constitutionnels nous rencontrons et quel est le plan d'urgence du syndicat.


Pourquoi est-ce que nous suspendons nos assemblée générale?


Pour plusieurs raisons. La crise de santé publique actuelle présentée par le COVID-19 et les restrictions mises en place par le gouvernement et l'université rendent toute assemblée syndicale impossible à l'heure actuelle.


La constitution de l'AÉÉDEM ne permet pas explicitement aux membres de participer à distance et si nous devions faire une exception, il y aurait des défis techniques ainsi que des défis logistiques comme la vérification de l'adhésion syndicale. Plus important encore, la constitution - et, dans certains cas, la loi provinciale - exige que les décisions telles que les élections, les amendements constitutionnels et les votes de ratification aient lieu par scrutin secret, selon les procédures établies par notre affilié, la CSN. Nous ne pouvons pas effectuer ces votes en ligne.


De plus, il y a des problème de grands rassemblements en ce moment. Le nombre de membres de l'Unité 1 (auxiliaire d’enseignement) et de l'Unité 2 (surveillant-e-s d’examen) est supérieur à 2 000 membres - et une assemblée générale étend le droit de participation à tous ceux qui ont rejoint notre campagne de syndicalisation pour le personnel de soutien pédagogique. L'université est actuellement fermée pendant deux semaines et par la suite, elle restreindra probablement les réunions en personne, ce qui rendra difficile la possibilité de trouver une endroit pour tenir nos réunions. La province interdit actuellement les rassemblements de plus de 250 personnes, ce qui rend impossible la tenue d'un rassemblement hors site. Les assemblées générales sont importantes, mais il en va de même pour répondre de manière réfléchie à une pandémie mondiale.


Est-il permis?


Idéalement, non. La constitution de l'AÉÉDEM requiert la tenue d'une Assemblée générale au cours de la session d'hiver. Le budget et les mandats du syndicat doivent être autorisés par l'Assemblée générale. Le mandat du Comité exécutif, à l'exclusion des présidents négociateurs, se termine le 30 avril et seule l'Assemblée générale peut élire de nouveaux dirigeants. Aucune modification constitutionnelle ne peut être apportée pour fournir des moyens alternatifs car les modifications constitutionnelles ne peuvent être apportées que par (vous l'aurez deviné) l'assemblée générale. Le chapitre 8 de la Constitution de l’AÉÉDEM précise qu'en cas de contestation sur la constitutionnalité ou lorsque le syndicat n'est pas en mesure de respecter sa constitution, les règles établies par la Constitution CSN / FNEEQ prévaudront. Les plans d'urgence élaborés ci-dessous suivent les recommandations de nos conseillers CSN / FNEEQ.


De plus, toutes les propositions du comité de négociation et les conventions collectives doivent être ratifiées par l'assemblée de l'unité concernée. Le 10 mars, le comité de négociation des auxiliaires d’enseignement a conclu une entente de principe verbale avec McGill qui doit maintenant être soumise au vote des membres. Cet accord n'est pas contraignant et tant que l'assemblée des auxiliaires d’enseignement n'aura pas voté pour ratifier le contrat proposé, les dispositions de la convention collective qui a expiré en 2018 restent en vigueur, bien que les augmentations de salaire seront rétroactives lorsque la nouvelle convention collective sera ratifiée.


Le comité de négociation des surveillant-e-s d’examen ont travaillé d'arrache-pied à leur cahier de doléances et doit présenter leur proposition à l'assemblée des surveillant-e-s d’examen pour recevoir un mandat avant de pouvoir entamer des négociations avec McGill. La convention collective des surveillant-e-t d’examen expire le 30 avril 2020, mais toutes les dispositions et protections resteront en vigueur jusqu'à la signature d'une nouvelle convention collective. Le comité de négociation des surveillant-e-s d’examen avisera McGill de la date à laquelle il a l'intention d'entamer les négociations, ce qui n'aura lieu qu'après la convocation d'une assemblée des surveillants d’examen.


Quel est le plan d'urgence pour le comité exécutif et les comités de négociation de l’AÉÉDEM?


L’AÉÉDEM est tenue de suivre toutes les directives de santé publique. Nous avons également l'obligation éthique de veiller à ce que nos réunions soient sûres et accessibles, ce qui signifie que s'il existe toujours un risque viable pour la santé, en particulier pour les membres plus susceptible aux risque de problèmes de santé, nous devons reconsidérer les réunions publiques. De plus, nous avons un engagement éthique envers la démocratie syndicale. L'assemblée générale est la plus haute autorité du syndicat et nous devons nous assurer que chaque membre a la possibilité de participer à leur assemblée générale. Si une grande partie de nos membres ne sont pas sur le campus en raison de l'isolement, des restrictions de voyage ou de la fin des activités du trimestre d'hiver, nous devons reconsidérer la tenue d'une assemblée. Cela est particulièrement important lorsqu'il s'agit de ratifier une convention collective ou un mandat de négociation, ce qui aura un impact sur tous les membres de cette unité pour les années à venir.


L'exécutif de l’AÉÉDEM met tout en œuvre pour suivre notre constitution et a donc décidé reporté l'assemblée générale pour au 22 avril 2020 car cette date permettra toujours aux élections et autres affaires syndicales de se dérouler dans les délais requis. Il est fort possible que l'assemblée générale soit encore reportée, en même temps que l'assemblée de l'Unité 2. Dans un tel événement, le syndicat tiendra l'Assemblée générale annuelle, l'Assemblée de l'Unité 1 (auxiliaires d’enseignement) et l'assemblée de l'Unité 2 (surveillant-e-s d’examen) à l'automne 2020.


La période de nomination pour les postes au comité exécutif est désormais ouverte et restera ouverte jusqu'à deux jours avant l'assemblée générale, une fois qu'elle aura lieu. Le comité exécutif lancera un nouvel appel aux candidatures deux semaines avant l'assemblée générale lors de son report et vérifiera les candidatures déjà reçues avant cette date. Le comité exécutif et le comité de négociation actuels demeureront en fonction à titre extraordinaire jusqu'à la tenue des élections ou jusqu'à leur démission. En cas de démission, le comité exécutif / comité de négociation prendra contact avec ceux qui se sont proposés pour se présenter aux élections et pourra nommer des officiers intérimaires selon les besoins. Les comités de négociation se sont également engagés à partager la charge de travail du comité exécutif pendant qu'ils demeurent en fonction. L'ensemble du comité exécutif continuera de servir à titre intérimaire et respectera un mandat limité de maintien des opérations et coalitions syndicales et de soutien aux membres.


Pendant cette période intérimaire, les comité exécutif et comité de négociation resteront en étroite collaboration avec nos affiliés à CSN / FNEEQ et suivront leurs directives sur nos obligations légales et constitutionnelles. Nous apprécions les commentaires et la participation de tous les membres du syndicat.

Association of Graduate Students Employed at McGill

The Association of Graduate Students Employed at McGill (AGSEM) was accredited in 1993 to represent Teaching Assistants at McGill, making us the oldest TA Union in the province. Invigilators joined AGSEM in 2010 and Course Lecturers in 2011. Course lecturers have since separated into the McGill Course Lecturers and Instructors Union (MCLIU).

Email: mail@agsem-aeedem.ca

Phone: 514-398-2582

515 avenue des Pins, 2ème étage
Montréal, Québec H2W 1S4

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