Workday Update: November 4, 2020

Updated: Nov 14

La version française suit.


Update, November 14: There was confusion among student employees who received the loan in their Student Account without sufficient communication by the employer/university. We reached out to HR for clarification surrounding the loan: "The loan was given to students that were identified as having a delay in pay via credit in their student accounts. The student would have had to request it to be deposited in their personal banking account to have access to it. If the student did not request the loan to be deposited in their bank account, Student Accounts will reverse the loan on December 4th from their student account. There will not be any interest charged when the loan is reversed on December 4th."


We are in constant contact with McGill Human Resources to try to resolve the ongoing issues with Workday around pay, Zoom licenses, and more (see our posts: September 15, September 28, October 6). We are also in contact with other offices—such as the Dean of Graduate and Postdoctoral Studies—to highlight the importance of fixing pay issues ASAP, and how this situation compounds the precarity that graduate students are already facing. The problems with Workday have affected hundreds of employees at McGill, leading to news coverage in the McGill Tribune, CTV News, and the Montreal Gazette.


While we are frustrated with the decision made by the project’s sponsors to switch to Workday prematurely and the subsequent problems it has caused for our members, we want to note that local managers and clerical staff are working beyond their capacity to solve the issues with the system. These staff members are already working in adverse circumstances due to the pandemic, especially after McGill rolled back flexible hours for working parents and caregivers. At the same time, these support staff are not receiving enough training or support from McGill Central HR on Workday, and the HR system appears to be much more decentralized and complex than what was previously used. The mismanagement of this project indicates that McGill does not deserve to be considered one of the top employers in Montreal.


If you’re facing Workday issues, please fill out our intake survey! We are dealing with a large volume of emails and the survey helps us quickly and efficiently assess your situation and get an idea of what issues TAs are facing.



Payroll Issues

The issues with payroll largely stem from the hiring process. This means that the employee groups who are the most affected are “casual” employees who are hired each semester or each year, including: Teaching Assistants (AGSEM), Research Assistants (AMURE), Course Lecturers and Instructors (MCLIU), non-Academic Casuals (AMUSE), Floor Fellows (AMUSE), and non-unionized Academic Casuals such as graders, tutors, note-takers, and course instructors.


There are a number of factors that have led to late payments. In many cases, it seems that duplicate profiles were created in Workday, which "locked" any further changes. A major culprit seems to be that new employee profiles were created for people even though "pre-hiring" information was migrated over from Minerva.


According to the TA Collective Agreement, our members must be paid within 30 days of starting work. At the end of September, there were only 1237 TAs who received payment on time for their contracts out of around 1750 Fall 2020 TA contracts (and we still do not have final numbers). Some departments had 100% of their TAs not “hired” within Workday at this point, particularly departments in the Faculties of Engineering and Medicine.


As of Monday, October 26, only around 1525 TAs were “hired” in the Workday system. While new TAs are added to the system each day, it appears that there are still hundreds of Teaching Assistants who are working without pay—and McGill HR keeps missing deadlines to get people their pay.


Some AGSEM members have let us know that they did start receiving pay. If that includes you, that's great news, and it means that McGill can prioritise tickets for those who have not been paid at all yet. We will still follow up to make sure the details are correct and that you continue to receive your pay. Because there are a number of reasons why people are not being paid on time, McGill is still working through issues one by one. AGSEM is aware that there are entire departments which have not been paid, and there is a separate grievance for that—we talked about this recently in the McGill Tribune.



Payment by Cheque

One workaround to the payroll issues that McGill HR implemented has been issuing cheques rather than by direct deposit. This decision was made without an agreement with AGSEM. Unfortunately, issuing a cheque is also a violation of the TA Collective Agreement.


Most TAs who told AGSEM that they were paid by cheque reported that they did not receive at least one of the cheques issued. In some cases, cheques were addressed to 688 Sherbrooke (HR's office) if McGill was not sure they had the correct address on file. Those TAs should have been notified, but HR has told us that they have been having trouble getting in touch with some of those employees. So, please check your spam folder and voicemail to make sure you haven’t missed anything! In addition, since McGill's physical offices are currently closed, you won't be able to come and pick up your cheque(s). Therefore, McGill will either send the cheque to a verified address, or cancel it and issue your pay by direct deposit.


This is a difficult issue to track because McGill and AGSEM’s records will indicate that someone has been “paid” when they have not. It's important to note that the employer (McGill) must give you your cheque directly or mail it to your home, so the law still considers this to be late payment. To follow up with our members and ensure that they are receiving their cheques, AGSEM has requested from HR a list of all TAs who have been paid by cheque, including the amount of the cheque, whether it has been cashed, and the destination. HR has not yet provided us with this information.



Logging into Workday

You must be logged into McGill’s Virtual Private Network (VPN) to sign in to Workday: https://mcgill.service-now.com/itportal?id=kb_article&sysparm_article=KB0010687



Zoom Pro

With all of the delays with payroll, we still haven't forgotten about TAs' basic right to be provided with the materials we need to do our job effectively. This semester, McGill obtained Zoom Pro licenses for all TAs. However, in order to access the Zoom Pro license, you must have your employee email account (your @mcgill.ca email) activated, and sign in through SSO on Zoom. Enter: Workday problems, causing at least one third of TAs to have problems with their employee profile.


AGSEM has filed several grievances related to these issues, demanding McGill fix them as quickly as possible, and to make sure that no expense for conducting courses online comes out of a TA's pocket. If you have purchased your own Zoom Pro license in order to fulfill any of your teaching duties, let us know (grievance.1@agsem-aeedem.ca) so we can ensure that you are reimbursed.



Our Response: Grievances and Labour Relations

AGSEM has filed several collective grievances against McGill for the violation of your labour rights, including late pay and mailed cheques. We have followed up recently with more information for everyone who has been named on a grievance, if information was available. Even if you do not want to be named on a grievance, we are following up with HR in our Labour Relations Committee about all cases and fighting for a fair settlement for everyone affected.


AGSEM's claim includes financial compensation for members. For those whose pay was late, a $50 flat fee per payroll period and interest of 1.24% charged monthly on the entirety of each unpaid TA’s contract until the pay is issued. For those paid by cheque, an additional $50 flat fee. The standard AGSEM used for this claim is the late fees and interest that McGill charges students on overdue balances for fees and tuition. There is legal precedent for interest paid to employees, and the fee is a fair claim for the unpaid hours members have sunk into efforts to resolve this ongoing issue. So, once members receive the wages that are due to them, the union will focus on securing this compensation for everyone who was paid late, and/or by cheque. We expect a response from McGill no later than mid-November.



Credit from Student Accounts

Update, November 14: There was confusion among student employees who received the loan in their Student Account without sufficient communication by the employer/university. We reached out to HR for clarification surrounding the loan: "The loan was given to students that were identified as having a delay in pay via credit in their student accounts. The student would have had to request it to be deposited in their personal banking account to have access to it. If the student did not request the loan to be deposited in their bank account, Student Accounts will reverse the loan on December 4th from their student account. There will not be any interest charged when the loan is reversed on December 4th."


McGill Student Accounts and HR recently reached out to departments across McGill to provide details about a temporary solution McGill is implementing for all student employees who are in financial difficulties due to Workday. You may have been notified of this already, but if you haven't, it should come next week. Essentially, you would have the option to receive a $1,500 credit to your student account. See below for some information provided for members from HR. To clear up some additional details:

  • The amount offered is not variable—you take the $1,500, or you don’t take the credit.

  • This loan will not be considered wages and will not impact the amount of wages due to you. This loan is not a response to AGSEM’s outstanding grievances, or to the violation of anyone's labour rights. It is simply an effort by Student Accounts to mitigate the impact of Workday issues while HR tries to find a lasting solution.

  • This loan will be offered to all student employees who have not been paid yet by McGill. This includes RAs and other casual employees, and both undergraduate and graduate students.

  • The McGill HR communication calls this loan "interest-free," but this term may be misleading. The repayment is due by January 6, 2021, and interest will be charged on the entire overdue balance after that date (equivalent to the rates listed in point 3 above). It's important to know this in advance. AGSEM is working with other student representatives to challenge McGill’s decision to treat this crisis of their own making into another effort to generate revenue off of students. AGSEM’s position is that NO interest should be charged on overdue balances. Still, the purpose of this short-term loan is to make funds available to student workers as soon as possible, so you should take advantage of it as you feel you need to.

McGill Student Accounts and HR recently reached out to departments across McGill to provide details about a temporary solution McGill is implementing for all student employees who are in financial difficulties due to Workday. If you have been affected for any of your contracts with AGSEM, AMUSE, and AMURE (no news about non-unionized contracts such as graders, note-takers, and course assistants), you have the option to receive a $1,500 credit to your student account, which then must be repaid by January 6, 2021. The amount offered is not variable—you take the $1,500, or you don’t take the credit. McGill is charging a late fee and interest on any overdue payments on this loan after January 6. The full details of the plan are available in HR’s communication, which we have posted on our website.

AGSEM is working with other student representatives to challenge McGill’s decision to treat this crisis of their own making into another effort to generate revenue off of students. AGSEM’s position is that NO interest should be charged on overdue balances. Still, the purpose of this short-term loan is to make funds available through Student Accounts to student workers who might be struggling to pay student fees, so you should take advantage of this as needed.

Mise à jour Workday: 4 novembre 2020


Nous sommes en contact avec les ressources humaines de McGill pour essayer de résoudre les problèmes persistants avec Workday autour de la paie, des licences Zoom, et plus (voir nos articles: 15 septembre, 28 septembre, 6 octobre). Nous sommes également en contact avec d'autres bureaux—comme le doyen des études supérieures et postdoctorales—pour souligner l'importance de régler les problèmes de rémunération le plus tôt possible et comment cette situation aggrave la précarité à laquelle les étudiants diplômés sont déjà confrontés. Les problèmes avec Workday ont touché des centaines d'employés de McGill, ce qui a conduit à une couverture médiatique dans le McGill Tribune, CTV News et le Montreal Gazette.


Bien que nous soyons frustrés par la décision prise par les responsables du projet de passer prématurément à Workday et les problèmes que cela a causés à nos membres, nous tenons à noter que les gestionnaires locaux et le personnel de bureau travaillent au-delà de leur capacité à résoudre les problèmes avec le système. Ces membres du personnel travaillent déjà dans des circonstances difficiles en raison de la pandémie, surtout après que McGill a réduit les horaires flexibles pour les parents et les soignants qui travaillent. En même temps, ce personnel de soutien ne reçoit pas suffisamment de formation ou de soutien de la part des ressources humaines centrales de McGill sur Workday, et le système des ressources humaines semble être beaucoup plus décentralisé et complexe que ce qui était auparavant utilisé. La mauvaise gestion de ce projet indique que McGill ne mérite pas d'être considérée comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal.


Si vous rencontrez des problèmes avec Workday, veuillez remplir notre enquête! Nous traitons un grand volume de courriels et l'enquête nous aide à évaluer rapidement et efficacement votre situation et à avoir une idée des problèmes auxquels sont confrontés les auxiliaires.



Problèmes de paie

Les problèmes de paie proviennent en grande partie du processus de recrutement. Cela signifie que les groupes d'employés les plus touchés sont les employés « occasionnels » qui sont embauchés chaque trimestre ou chaque année, y compris : les auxiliaires d'enseignement (AÉÉDEM), les auxiliaires de recherche (AERUM), les chargé.e.s de cours et les instructeur.trice.s (SCCIM), employé.e.s temporaires non-académique (SEOUM), « floor fellows » (SEOUM) et les employé.e.s occasionnels universitaires non-syndiqués tels que les évaluateur.trices.s, les tuteur.trices.s, les preneurs de notes et les instructeur.trices.s de cours.


Un certain nombre de facteurs ont entraîné des retards de paiement. Dans de nombreux cas, il semble que des profils en double ont été créés dans Workday, ce qui a « verrouillé » toute modification ultérieure. Un coupable majeur semble être que de nouveaux profils d'employés ont été créés pour des personnes même si les informations de « pré-embauche » ont été transférées de Minerva.


Selon la convention collective, nos membres doivent être payés dans les 30 jours suivant le début du travail. À la fin du mois de septembre, il n'y avait que 1237 auxiliaires qui ont reçu le paiement à temps pour leurs contrats sur environ 1750 contrats d'auxiliaire en automne 2020 (et nous n'avons toujours pas de chiffres définitifs). À ce stade, certains départements n'avaient pas « embauché » 100% de leurs auxiliaires dans Workday, en particulier les départements des facultés de génie et de médecine.


En date du lundi 26 octobre, seuls 1 525 auxiliaires étaient « embauchés » dans le système Workday. Bien que de nouveaux auxiliaires d'enseignement soient ajoutés au système chaque jour, il semble qu'il y ait encore des centaines d’auxiliaires qui travaillent sans salaire—et les ressources humaines de McGill continuent de manquer les délais pour verser leur salaire.


Certains membres de l'AÉÉDEM nous ont fait savoir qu'ils avaient commencé à percevoir une rémunération. Si cela vous inclut, c'est une excellente nouvelle, et cela signifie que McGill peut prioriser les dossiers pour ceux qui n'ont pas encore été payés. Nous continuerons de faire un suivi pour nous assurer que les détails sont corrects et que vous continuez à recevoir votre paie. Parce qu'il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles les gens ne sont pas payés à temps, McGill travaille toujours sur les problèmes un par un. L'AÉÉDEM est conscient qu'il y a des ministères entiers qui n'ont pas été payés, et il y a un grief distinct pour cela—nous en avons parlé récemment dans le McGill Tribune.



Paiement par chèque

Une solution de contournement aux problèmes de paie mis en œuvre par les ressources humaines de McGill consiste à émettre des chèques plutôt que par dépôt direct. Cette décision a été prise sans accord avec l’AÉÉDEM. Malheureusement, l'émission d'un chèque constitue également une violation de la convention collective.


La plupart des auxiliaires qui ont déclaré à l’AÉÉDEM qu'ils avaient été payés par chèque ont déclaré ne pas avoir reçu au moins un des chèques émis. Dans certains cas, les chèques étaient adressés au 688 Sherbrooke (les bureaux des ressources humaines) si McGill n'était pas certain d'avoir la bonne adresse dans ses dossiers. Ces auxiliaires auraient dû être avisés, mais les ressources humaines nous ont dit qu'ils avaient du mal à entrer en contact avec certains de ces employés. Alors, veuillez vérifier votre dossier pourriel et votre messagerie vocale pour vous assurer que vous n'avez rien manqué! De plus, puisque les bureaux physiques de McGill sont actuellement fermés, vous ne pourrez pas venir chercher vos chèques. Par conséquent, McGill enverra le chèque à une adresse vérifiée ou l'annulera et émettra votre paie par dépôt direct.


C’est un problème difficile à suivre car les dossiers de McGill et d’AÉÉDEM indiqueront qu’une personne a été « payée » alors qu’elle ne l’a pas été. Il est important de noter que l'employeur (McGill) doit vous remettre votre chèque directement ou l'envoyer par la poste à votre domicile, de sorte que la loi considère toujours qu'il s'agit d'un paiement en retard. Pour assurer le suivi auprès de nos membres et s'assurer qu'ils reçoivent leurs chèques, l’AÉÉDEM a demandé aux ressources humaines une liste de tous les auxiliaires qui ont été payés par chèque, y compris le montant du chèque, s'il a été encaissé et la destination. Les ressources humaines ne nous ont pas encore fourni ces informations.



Connexion à Workday

Vous devez être connecté au réseau privé virtuel de McGill pour vous connecter à Workday: https://mcgill.service-now.com/itportal?id=kb_article&sysparm_article=KB0010687



Zoom Pro

Avec tous les retards avec la paie, nous n'avons toujours pas oublié le droit fondamental des auxiliaires à recevoir le matériel dont nous avons besoin pour faire notre travail efficacement. Ce trimestre, McGill a obtenu des licences Zoom Pro pour tous les auxiliaires. Cependant, pour accéder à la licence Zoom Pro, vous devez avoir votre compte de courriel d'employé (votre courriel @mcgill.ca) activé et vous connecter via SSO sur Zoom.


L'AÉÉDEM a déposé plusieurs griefs liés à ces problèmes, demandant à McGill de les régler le plus rapidement possible et de s'assurer qu'aucune dépense pour la conduite de cours en ligne ne sort de la poche d'un.e auxiliaire. Si vous avez acheté votre propre licence Zoom Pro afin de remplir l'une de vos fonctions d'enseignement, contactez-nous à grievance.1@agsem-aeedem.ca afin que nous puissions nous assurer que vous êtes remboursé.



Notre réponse: griefs et relations de travail

L'AÉÉDEM a déposé plusieurs griefs collectifs contre McGill pour la violation de vos droits du travail, y compris les retards de paiement et les chèques envoyés. Nous avons effectué un suivi récemment avec plus d'informations pour tous ceux qui ont été nommés sur un grief, si l'information était disponible. Même si vous ne voulez pas être nommé sur un grief, nous assurons le suivi de tous les cas avec les ressources humaines de notre comité des relations de travail et luttons pour un règlement équitable pour toutes les personnes concernées.


La réclamation de l'AÉÉDEM comprend une compensation financière pour nos membres. Pour ceux dont la paie était en retard, des frais fixes de 50 $ par période de paie et des intérêts de 1,24% facturés mensuellement sur l'intégralité du contrat de chaque auxiliaire impayé jusqu'à ce que la paie soit émise. Pour ceux payés par chèque, un supplément fixe de 50 $. Le standard utilisé pour cette réclamation sont les frais de retard et les intérêts que McGill facture aux étudiant.e.s sur les soldes en souffrance pour les frais et les droits de scolarité. Il existe un précédent juridique pour les intérêts payés aux employé.e.s, et les frais sont une réclamation équitable pour les heures non rémunérées que les membres ont consacrées aux efforts pour résoudre ce problème persistant. Ainsi, une fois que les membres recevront le salaire qui leur est dû, le syndicat tentera d’obtenir cette compensation pour tous ceux et celles qui ont été payés en retard, et / ou par chèque. Nous attendons une réponse de McGill au plus tard à la mi-novembre.



Crédit des comptes étudiants

Les comptes étudiants et les ressources humaines de McGill ont récemment contacté les départements de McGill pour leur fournir des détails sur une solution temporaire que McGill met en œuvre pour tous les employé.e.s étudiante.e.s qui éprouvent des difficultés financières en raison de Workday. Vous en avez peut-être déjà été informé, mais si ce n'est pas le cas, cela devrait arriver la semaine prochaine. Essentiellement, vous auriez la possibilité de recevoir un crédit de 1 500 $ sur votre compte étudiant. Voir ci-dessous pour quelques informations fournies aux membres. Pour clarifier certains détails supplémentaires:

  • Le montant offert n’est pas variable: vous prenez les 1 500 $ ou vous ne prenez pas le crédit.

  • Ce prêt ne sera pas considéré comme un salaire et n'aura pas d'incidence sur le montant du salaire qui vous est dû. Ce prêt n’est pas une réponse aux griefs en suspens d’AÉÉDEM, ni à la violation des droits du travail de quiconque. Il s'agit simplement d'un effort de la part des comptes étudiants pour atténuer l'impact des problèmes Workday pendant que les ressources humaines essaient de trouver une solution durable.

  • Ce prêt sera offert à tous les employés étudiants qui n'ont pas encore été payés par McGill. Cela comprend les auxiliaires de recherche et autres employé.e.s occasionnels, ainsi que les étudiant.e.s de premier cycle et des cycles supérieurs.

  • La communication des ressources humaines de McGill indique que ce prêt est « sans intérêt », mais ce terme peut être trompeur. Le remboursement est dû au plus tard le 6 janvier 2021 et des intérêts seront facturés sur l'intégralité du solde impayé après cette date (équivalent aux taux indiqués au point 3 ci-dessus). Il est important de le savoir à l'avance. L’AÉÉDEM collabore avec d’autres représentant.e.s étudiant.e.s pour contester la décision de McGill de traiter cette crise de sa propre initiative en un autre effort visant à générer des revenus sur le dos des étudiant.e.s. La position de l’AÉÉDEM est qu’AUCUN intérêt ne doit être imputé sur les soldes en souffrance. Pourtant, le but de ce prêt à court terme est de mettre des fonds à la disposition des employé.e.s étudiant.e.s dès que possible, vous devriez donc en profiter comme bon vous semble.


Les comptes étudiants et les ressources humaines de McGill ont récemment contacté les départements de McGill pour leur fournir des détails sur une solution temporaire que McGill met en œuvre pour tous les employé.e.s étudiant.e.s qui éprouvent des difficultés financières en raison de Workday. Si vous avez été touché pour l'un de vos contrats avec l’AÉÉDEM, et l’AERUM (aucune nouvelle sur les contrats non syndiqués tels que les évaluateur.trice.s, les preneurs de notes et les assistant.e.s de cours), vous avez la possibilité de recevoir un crédit de 1500 $ à votre compte étudiant, qui doit ensuite être remboursé avant le 6 janvier 2021. Le montant offert n'est pas variable—vous prenez les 1 500 $ ou vous ne prenez pas le crédit. McGill facture des frais de retard et des intérêts sur tout paiement en souffrance sur ce prêt après le 6 janvier. Les détails complets du plan sont disponibles dans la communication des ressources humaines, que nous avons publiée sur notre site web.


L’AÉÉDEM collabore avec d’autres représentant.e.s étudiant.e.s pour contester la décision de McGill de traiter une crise qu’elle a elle-même créé en un autre effort visant à générer des revenus sur les étudiants. La position d’AÉÉDEM est qu’AUCUN intérêt ne doit être imputé sur les soldes en souffrance. Pourtant, le but de ce prêt à court terme est de rendre des fonds disponibles via des comptes étudiants aux étudiant.e.s qui pourraient avoir du mal à payer les droits de scolarité, vous devriez donc en profiter au besoin.

Association of Graduate Students Employed at McGill

The Association of Graduate Students Employed at McGill (AGSEM) was accredited in 1993 to represent Teaching Assistants at McGill, making us the oldest TA Union in the province. Invigilators joined AGSEM in 2010 and Course Lecturers in 2011. Course lecturers have since separated into the McGill Course Lecturers and Instructors Union (MCLIU).

Email: mail@agsem-aeedem.ca

Phone: 514-398-2582

3641 rue University, suite 207
Montréal, Québec H3A 2B3

*Please note that our office is unfortunately not wheelchair accessible

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