AGSEM Newsletter - October/November 2020


La version française suit.


Previous Newsletter


Dear AGSEM members,

We hope this newsletter finds you well. Our apologies for releasing our October newsletter late; our team has been working overtime trying to manage McGill’s repeated failures with their move to their new Human Resources system Workday. We have more about that below (and a full update here)—including information about a loan from Student Accounts for TAs who are experiencing financial hardship—as well as updates on the other projects we were working on this past month.

We’ve moved!

McGill required AGSEM to relocate our offices at the end of October. While we won the right to an office in our Collective Agreements, we have little control over where and when McGill will move us. Needless to say, relocating during a pandemic was not ideal.

We are now located at: 

3641 rue University 

suite 207

Montreal, Quebec 

H3A 2B3

Please keep in mind that AGSEM is still not holding in-person events—including office hours and in-person meetings. (You can mail your union forms to our new address, though!) If you need to get in touch with us or coordinate a meeting with a member of the AGSEM Executive Committee, please contact the appropriate officer, or email mail@agsem-aeedem.ca.

General Assembly Postponed

As we announced over email last week, our General Assembly has been postponed to Monday, November 16 at 5:30pm, online. All members who work or have worked within the past 12 months as a TA and/or Invigilator are welcome to attend. Please RSVP at least 24 hours in advance

We moved the assembly to give additional time for people to self-nominate for elected positions. The nomination period will last until Thursday, November 12th at noon. Nominations will also be accepted from the floor at the General Assembly, but only for positions that have one or no nominees. For more information about nominations or the Assembly in general, please refer to the event page on our website. 

You are also invited to submit any topic of discussion or motion to adopt that you wish, simply by emailing the chair at president@agsem-aeedem.ca, up to 24 hours before the start of the meeting. We hope to see you there!



Workday Update

**The full update about Workday can be found here.**

We are in constant contact with McGill Human Resources to try to resolve the ongoing issues with Workday around pay, Zoom licenses, and more. The problems with Workday have been recently featured in the McGill Tribune, CTV News, and the Montreal Gazette.

The issues with payroll largely stem from the hiring process. This means that the employee groups who are the most affected are “casual” employees who are hired each semester or each year, including: Teaching Assistants (AGSEM), Research Assistants (AMURE), Course Lecturers and Instructors (MCLIU), non-Academic Casuals (AMUSE), Floor Fellows (AMUSE), and non-unionized Academic Casuals such as graders, tutors, note-takers, and course instructors.

According to the TA Collective Agreement, our members must be paid within 30 days of starting work. At the end of September, there were only 1237 TAs who received payment on time for their contracts out of around 1750 Fall 2020 TA contracts (and we still do not have final numbers). As of Monday, October 26, only around 1525 TAs were “hired” in the Workday system. While new TAs are added to the system each day, it appears that there are still hundreds of Teaching Assistants who are working without pay—and McGill HR keeps missing deadlines to get people their pay.

One workaround to the payroll issues is that McGill HR has been issuing cheques rather than paying by direct deposit. This decision was made without an agreement with AGSEM. Unfortunately, issuing a cheque is also a violation of the TA Collective Agreement, and this has led to missing and late cheques—including cheques that are being sent to the wrong address, or the wrong country. If you were unable to update your address on Workday (a common problem), HR issued your cheque to itself at 688 Sherbrooke. This is a difficult issue to track because McGill and AGSEM’s records will indicate that someone has been “paid” when they have not. To follow up with our members and ensure that they are receiving their cheques, AGSEM has requested from HR a list of all TAs who have been paid by cheque, including the amount of the cheque, whether it has been cashed, and the destination. HR has not yet provided us with this information.

If you’re facing Workday issues, please fill out our intake survey! We are dealing with a large volume of emails and the survey helps us quickly and efficiently assess your situation and get an idea of what issues TAs are facing. 

AGSEM has filed several collective grievances against McGill for the violation of TAs' labour rights, including late pay and mailed cheques. We have followed up recently with more information for everyone who has been named on a grievance, if information was available. Even if you do not want to be named on a grievance, we are following up with HR about all cases and fighting for a fair settlement for everyone affected.

**The full update about Workday can be found here.**

Workday-Related Loan

McGill Student Accounts and HR recently reached out to departments across McGill to provide details about a temporary solution McGill is implementing for all student employees who are in financial difficulties due to Workday. If you have been affected for any of your contracts with AGSEM, AMUSE, and AMURE, you have the option to receive a $1,500 credit to your student account, which then must be repaid by January 6, 2021. The amount offered is not variable—you take the $1,500, or you don’t take the credit. McGill is charging a late fee and interest on any overdue payments on this loan after January 6. The full details of the plan are available in HR’s communication, which we have posted on our website

AGSEM is working with other student representatives to challenge McGill’s decision to treat this crisis of their own making into another effort to generate revenue off of students. AGSEM’s position is that NO interest should be charged on overdue balances. Still, the purpose of this short-term loan is to make funds available through Student Accounts to student workers who might be struggling to pay student fees, so you should take advantage of this as needed. 

Winter 2020 TA Applications

As of November 2, all TA applications for Winter 2020 should now be open. The union signed a letter of agreement with McGill moving the TA posting deadline. Some departments may have posted their Winter 2021 TA positions in advance, but all departments must have them posted by Monday, November 2. 

IMPORTANT: The deadline to apply for Winter 2021 TA positions is November 20. McGill HR has communicated this to departments but if you see an application deadline earlier than Nov. 20, let us know (grievance.1@agsem-aeedem.ca), and keep in mind that they must accept all applications submitted up to that date. 

Some departments may post their TA positions on Workday, McGill's new employee information system. Of course, almost one third of TAs have encountered issues establishing their employee profile in Workday, so we are keeping an eye out for complications. Read more about applying on Workday here.

Zoom Pro

With all of the delays with payroll, we still haven't forgotten about TAs' basic right to be provided with the materials we need to do our job effectively. This semester, McGill obtained Zoom Pro licenses for all TAs. However, in order to access the Zoom Pro license, you must have your employee email account (your @mcgill.ca email) activated, and sign in through SSO on Zoom. Enter: Workday problems, causing at least one third of TAs to have problems with their employee profile. 

AGSEM has filed several grievances related to these issues, demanding McGill fix them as quickly as possible, and to make sure that no expense for conducting courses online comes out of a TA's pocket. If you have purchased your own Zoom Pro license in order to fulfill any of your teaching duties, let us know (grievance.1@agsem-aeedem.ca) so we can ensure that you are reimbursed. 

SKILLSETS New TA Payment

All eligible TAs who took the TA training held by SKILLSETS in September should expect to receive compensation for up to three hours of their time by the first pay of November—which is November 12. This is the date HR has given us, but we are wary that with the outstanding payroll issues, this will also not be processed on time. If you do not receive compensation by that pay period, please contact us at president@agsem-aeedem.ca

TA Bargaining Update

At the end of September, the Teaching Assistant Unit Assembly voted to ratify the agreement reached between AGSEM’s TA Bargaining Committee and McGill with almost 90% in favour. You can also read about the assembly in the Tribune

While McGill had initially confirmed they would have the French translation of the text prepared for early September, there has been a delay of several months to translate the full agreement and have it vetted by their lawyers. Once both sides have the chance to see the final text, we expect to be able to sign the document in mid-November—after which, the new TA Collective Agreement will come into effect.

At McGill’s request, we have not posted the full text of the agreement online, but we do know that many of you want to know more about the changes we can expect. We have prepared a PDF summary of the major changes here, but keep in mind that when the Collective Agreement is finally signed, we will distribute this widely to members.

Invigilator Update

At the Invigilator Assembly on Wednesday, November 14, Invigilators voted unanimously to approve a bargaining mandate that established priorities for upcoming negotiations for a new Invigilator Collective Agreement. Top priorities include competitive pay, training, transparent hiring and shift assignment, better employee management, and an equitable division of labour. The Invigilator Bargaining Committee will use this mandate to inform its strategy for negotiations as well as to put the finishing touches on AGSEM’s bargaining proposal. The committee expects to exchange non-monetary proposals with McGill in mid-to-late-November.

While the majority of McGill’s instruction is remote this semester, several faculties are planning for limited in-person exams. The Desautels Faculty of Management and the Faculty of Medicine are hiring Invigilators to work in-person this semester. The Office for Students with Disabilities (OSD) may also hire invigilators depending on students’ demand for their services. These job postings will be available on Workday (search for “invigilator”). In addition to regular training, all Invigilators working in-person will be trained in McGill’s COVID-19 safety protocols, and be provided with Personal Protective Equipment (PPE), as necessary.

Unlike many other Canadian institutions—including Concordia UniversityMcGill does not have a policy for online invigilation. AGSEM is open to the idea, but any online invigilation must be discussed and approved by both AGSEM and McGill HR to ensure that your rights are respected. If you hear of any departments hiring Invigilators to proctor online exams, reach out to us at grievance.2@agsem-aeedem.ca

If you have any questions, concerns, or comments, please contact us at mail@agsem-aeedem.ca

Solidarity forever,

Your Executive, Bargaining, and Unionization Drive Committees

Dernière infolettre


Chers membres,

Nous espérons que cette infolettre vous trouve bien. Nos excuses pour la publication de notre newsletter d'octobre en retard; notre équipe a fait des heures supplémentaires pour tenter de gérer les échecs répétés de McGill causé par le passage au nouveau système de ressources humaines Workday. Nous en avons plus à ce sujet ci-dessous—y compris des informations sur un prêt pour les auxiliaires qui éprouvent des difficultés financières—ainsi que des mises à jour sur les autres projets sur lesquels nous travaillions le mois dernier.

Nous avons déménagé!

McGill a demandé à l'AÉÉDEM de déménager ses bureaux à la fin d'octobre. Bien que nous ayons obtenu le droit à un bureau dans nos conventions collectives, nous avons peu de contrôle sur l'endroit et le moment où McGill nous déménagera. Inutile de dire que déménager pendant une pandémie n'était pas idéal.

Nos nouveaux locaux sont situés au : 

3641 rue University 

suite 207

Montreal, Quebec 

H3A 2B3

Veuillez noter que l’AÉÉDEM n'organise toujours pas d'événements en personne, y compris les heures de bureau et les réunions en personne. (Vous pouvez envoyer vos formulaires d’adhésion syndicale à notre nouvelle adresse, cependant!) Si vous avez besoin de nous contacter ou de coordonner une réunion avec un membre du comité exécutif de l'AÉÉDEM, veuillez contacter le responsable approprié ou mail@agsem-aeedem.ca.

Assemblée générale reportée

Comme nous l'avons annoncé par courriel la semaine dernière, notre Assemblée générale a été reportée au lundi 16 novembre à 17h30, en ligne. Tous les membres qui travaillent ou qui ont travaillé au cours des 12 derniers mois en tant qu'auxiliaire d’enseignement et / ou surveillant.e sont les bienvenus. Veuillez confirmer votre présence au moins 24 heures à l'avance.

Nous avons reporté l'Assemblée pour donner plus de temps aux gens d’envoyer leurs candidatures aux postes élus. La période de mise en candidature durera jusqu'au jeudi 12 novembre à midi. Les candidatures seront également acceptées à l'Assemblée générale, mais uniquement pour les postes qui ont un ou pas de candidats. Pour plus d'informations sur les mises en candidature ou l'Assemblée en général, veuillez consulter la page de l'événement sur notre site Web.

Vous êtes également invité à soumettre tout sujet de discussion ou motion que vous souhaitez, simplement en envoyant un courriel au président à president@agsem-aeedem.ca, jusqu'à 24 heures avant le début de la réunion. Nous espérons vous voir en grand nombre!

Workday

Nous sommes en contact avec les ressources humaines de McGill pour tenter de résoudre les problèmes persistants avec Workday concernant la paie, les licences Zoom, et plus encore. Les problèmes avec Workday ont été récemment présentés dans le McGill Tribune, CTV News et le Montreal Gazette.

Les problèmes de paie proviennent en grande partie du processus de recrutement. Cela signifie que les groupes d'employés les plus touchés sont les employés « occasionnels » qui sont embauchés chaque trimestre ou chaque année, y compris : les auxiliaires d'enseignement (AÉÉDEM), les auxiliaires de recherche (AERUM), les chargé.e.s de cours et les instructeur.trice.s (SCCIM), employé.e.s temporaires non-académique (SEOUM), « floor fellows » (SEOUM) et les employé.e.s occasionnels universitaires non-syndiqués tels que les évaluateur.trices.s, les tuteur.trices.s, les preneurs de notes et les instructeur.trices.s de cours.

Selon la convention collective des auxiliaires d’enseignement, nos membres doivent être payés dans les 30 jours suivant le début du travail. À la fin du mois de septembre, il n'y avait que 1237 auxiliaires qui ont reçu leur paye à temps pour leurs contrats sur environ 1750 contrats d'auxiliaire du trimestre d'automne 2020 (et nous n'avons toujours pas de chiffres définitifs). En date du lundi 26 octobre, environ 1 525 auxiliaires étaient « embauché.e.s » dans le système Workday. Bien que de nouveaux auxiliaires d'enseignement soient ajoutés au système chaque jour, il semble qu'il y ait encore des centaines de nos membres qui travaillent sans salaire—et les ressources humaines de McGill continuent de manquer les délais pour verser leur salaire.

Une solution de contournement aux problèmes de paie mis en œuvre par les ressources humaines de McGill consiste à émettre des chèques plutôt que payer par dépôt direct. Cette décision a été prise sans accord avec l’AÉÉDEM. Malheureusement, l'émission d'un chèque constitue également une violation de la convention collective, ce qui a entraîné des chèques perdus et tardifs, y compris des chèques envoyés à la mauvaise adresse ou au mauvais pays. Si vous n'avez pas pu mettre à jour votre adresse dans Workday (un problème courant), les ressources humaines ont émis votre chèque au 688 Sherbrooke. C’est un problème difficile à suivre car les dossiers de McGill et d’AÉÉDEM indiqueront qu’une personne a été « payée » alors qu’elle ne l’a pas été. Pour assurer le suivi auprès de nos membres et s'assurer qu'ils reçoivent leurs chèques, l’AÉÉDEM a demandé aux ressources humaines une liste de tous les auxiliaires qui ont été payés par chèque, y compris le montant du chèque, s'il a été encaissé et la destination. Les ressources humaines ne nous ont pas encore fourni ces informations.

Si vous rencontrez des problèmes avec Workday, veuillez remplir notre formulaire d’enquête! Nous traitons un grand volume de courriels et l'enquête nous aide à évaluer rapidement et efficacement votre situation et à avoir une idée des problèmes auxquels sont confrontés les auxiliaires.

L'AÉÉDEM a déposé plusieurs griefs collectifs contre McGill pour la violation de vos droits du travail, y compris les retards de paiement et les chèques envoyés. Nous avons récemment fourni plus d'informations pour tous ceux qui ont été nommés suite à un grief, si l'information était disponible. Même si vous ne souhaitez pas être nommé sur un grief, nous suivons avec les ressources humaines tous les cas et nous luttons pour un règlement équitable pour toutes les personnes concernées.

Les dernières nouvelles concernant Workday sont disponibles sur notre site Web.

Prêt lié à Workday

Les comptes étudiants et les ressources humaines de McGill ont récemment contacté les départements de McGill pour leur fournir des détails sur une solution temporaire que McGill met en œuvre pour tous les employé.e.s étudiant.e.s qui éprouvent des difficultés financières en raison de Workday. Si vous avez été touché pour l'un de vos contrats avec AÉÉDEM, AERUM et SEOUM, vous avez la possibilité de recevoir un crédit de 1500 $ à votre compte étudiant, qui doit ensuite être remboursé avant le 6 janvier 2021. Le montant offert n'est pas variable—vous prenez les 1 500 $ ou vous ne prenez pas le crédit. McGill facture des frais de retard et des intérêts sur tout paiement en souffrance sur ce prêt après le 6 janvier. Les détails complets du plan sont disponibles dans la communication des ressources humaines, que nous avons publiée sur notre site Web.

L’AÉÉDEM collabore avec d’autres représentant.e.s étudiant.e.s pour contester la décision de McGill de traiter une crise qu’elle a créé en un autre effort visant à générer des revenus sur le dos des étudiant.e.s. La position de l’AÉÉDEM est qu’AUCUN intérêt ne doit être imputé sur les soldes en souffrance. Pourtant, le but de ce prêt à court terme est de rendre des fonds disponibles via des comptes étudiant.e.s aux étudiant.e.s qui pourraient avoir du mal à payer les frais de scolarité, vous devriez donc en profiter au besoin.

Postes d'auxiliaire pour le trimestre d’hiver 2020

À compter du 2 novembre, tous les postes d'auxiliaire d’enseignement pour le trimestre d’hiver 2020 devraient être ouverts. Le syndicat a signé une lettre d'entente avec McGill déplaçant la date limite d'affichage des postes. Certains départements peuvent avoir affiché leurs postes pour l'hiver 2021 à l'avance, mais tous les départements doivent les afficher d'ici le lundi 2 novembre.

IMPORTANT: La date limite pour postuler aux postes d'auxiliaire pour le trimestre d’hiver 2021 est le 20 novembre. Les ressources humaines de McGill l'ont communiqué aux départements, mais si vous voyez une date limite de candidature avant le 20 novembre, communiquer avec nous à grievance.1@agsem-aeedem.ca, et rappelez-vous qu'ils doivent accepter toutes les demandes soumises jusqu'à cette date.

Certains départements peuvent afficher leurs postes d'auxiliaires sur Workday, le nouveau système d'information sur les employé.e.s de McGill. Bien sûr, près d'un tiers des auxiliaires ont rencontré des problèmes pour établir leur profil d'employé dans Workday, nous surveillons donc les complications. En savoir plus sur la candidature à Workday ici.

Zoom Pro

Avec tous les retards avec la paie, nous n'avons toujours pas oublié le droit fondamental des auxiliaires à recevoir le matériel dont nous avons besoin pour faire notre travail efficacement. Ce trimestre, McGill a obtenu des licences Zoom Pro pour tous les auxiliaires. Cependant, pour accéder à la licence Zoom Pro, vous devez avoir votre compte de courriel d'employé (votre courriel @ mcgill.ca) activé et vous connecter via SSO sur Zoom.

L'AÉÉDEM a déposé plusieurs griefs liés à ces problèmes, demandant à McGill de les régler le plus rapidement possible et de s'assurer qu'aucune dépense pour la conduite de cours en ligne ne sort de la poche d'un.e auxiliaire. Si vous avez acheté votre propre licence Zoom Pro afin de remplir l'une de vos fonctions d'enseignement, contactez-nous à grievance.1@agsem-aeedem.ca afin que nous puissions nous assurer que vous êtes remboursé.

Paiement SKILLSETS

Tous les auxiliaires d’enseignement éligibles qui ont suivi la formation organisée par SKILLSETS en septembre devraient s'attendre à recevoir une compensation pour un maximum de trois heures de leur temps avant la première paie de novembre, soit le 12 novembre. Veuillez noter qu'avec les problèmes de paie liés à Workday, cela ne sera pas non plus traité à temps. Si vous ne recevez pas de compensation à cette période de paie, veuillez nous contacter à president@agsem-aeedem.ca.

Mise à jour sur les négociations des auxiliaires d’enseignement

À la fin du mois de septembre, l’Assemblée de l’unité des auxiliaires d’enseignement a voté la ratification de l’entente conclue entre le comité de négociation des auxiliaires d’enseignement de l’AÉÉDEM et McGill avec près de 90% en faveur. Vous pouvez également lire un article sur l'assemblée dans la Tribune.

Alors que McGill avait initialement confirmé qu'elle ferait préparer la traduction française du texte pour le début de septembre, il y a eu un retard de plusieurs mois pour traduire l'entente complète et la faire approuver par leurs avocats. Une fois que les deux parties auront la chance de voir le texte final, nous prévoyons être en mesure de signer le document à la mi-novembre—après quoi, la nouvelle convention collective entrera en vigueur.

À la demande de McGill, nous n’avons pas mis en ligne le texte intégral de l’accord, mais nous savons que beaucoup d’entre vous veulent en savoir plus sur les changements auxquels nous pouvons nous attendre. Nous avons préparé ici un résumé PDF des principaux changements, mais gardez à l'esprit que lorsque la convention collective sera enfin signée, nous le distribuerons aux membres.

Mise à jour du surveillant.e.s d’examen

Lors de l'Assemblée des surveillant.e.s d’examen, le mercredi 14 novembre, les surveillant.e.s ont voté à l'unanimité pour approuver un mandat de négociation établissant les priorités des négociations à venir pour une nouvelle convention collective des surveillant.e.s. Les principales priorités comprennent une rémunération compétitive, la formation, une embauche et une affectation de quart de travail transparentes, ainsi qu'une meilleure gestion et division du travail. Le comité de négociation des surveillant.e.s utilisera ce mandat pour éclairer sa stratégie de négociation et pour mettre la touche finale à la proposition de négociation de l’AÉÉDEM. Le comité s'attend à échanger des propositions non monétaires avec McGill entre la mi-novembre et la fin novembre.

Bien que la majorité de l’enseignement de McGill soit éloigné ce semestre, plusieurs facultés prévoient des examens en personne limités. La Faculté de gestion Desautels et la Faculté de médecine embauchent des surveillant.e.s pour travailler en personne ce trimestre. L'Office pour les étudiant.e.s en situation d’handicap (OSD) peut également engager des surveillant.e.s en fonction de la demande des étudiant.e.s pour leurs services. Ces offres d'emploi seront disponibles sur Workday (recherchez « invigilator »). En plus de la formation régulière, tous les surveillant.e.s travaillant en personne recevront une formation sur les protocoles de sécurité COVID-19 de McGill et recevront un équipement de protection individuelle (EPI), au besoin.

Contrairement à de nombreux autres établissements canadiens, y compris l'Université Concordia, McGill n'a pas de politique de surveillance en ligne. L'AÉÉDEM est ouverte à l'idée, mais toute surveillance en ligne doit être discutée et approuvée à la fois par l'AÉÉDEM et les ressources humaines de McGill pour s'assurer que vos droits sont respectés. Si vous entendez parler d'un service qui embauche des surveillant.e.s pour surveiller les examens en ligne, contactez-nous à grievance.2@agsem-aeedem.ca.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des commentaires, veuillez nous contacter à mail@agsem-aeedem.ca.

En solidarité,

Vos comités exécutifs, de négociation, et de syndicalisation

Association of Graduate Students Employed at McGill

The Association of Graduate Students Employed at McGill (AGSEM) was accredited in 1993 to represent Teaching Assistants at McGill, making us the oldest TA Union in the province. Invigilators joined AGSEM in 2010 and Course Lecturers in 2011. Course lecturers have since separated into the McGill Course Lecturers and Instructors Union (MCLIU).

Email: mail@agsem-aeedem.ca

Phone: 514-398-2582

3641 rue University, suite 207
Montréal, Québec H3A 2B3

*Please note that our office is unfortunately not wheelchair accessible

© 2019 by The Association of Graduate Students Employed at McGill.