Agreement: Early TA Appointments

Updated: Jun 30

*La version française suit.*


AGSEM has signed a Letter of Agreement with McGill authorising departments to start some Fall 2020 TA appointments over the summer, as early as June 28. This is to meet the needs expressed by some departments to have TA support for preparing online teaching materials and course development prior to the beginning of the semester, while maintaining continuity by having the same TA.


The full text of the agreement is below.


In order to start a TA appointment early, the department must follow these rules:


  1. Any TA position which starts earlier than 2 weeks before the beginning of the semester must indicate the start date conspicuously on the posting.

  2. If a TA has already been hired, the department may request that the TA starts work early, but the TA has no obligation to do so. The department may reassign the TA to another position if they cannot start early. However, any assignment must be acceptable to the TA and it must be of equivalent or greater hours.

  3. Hours worked over the summer for Fall 2020 positions are included in the total hours assigned. For example, if a position is 180 hours, 30 hours may be done in the summer, and 150 in the Fall. As usual, it is possible to receive compensation for work above the hours indicated in your contract, but make sure to get this confirmation in writing before working additional hours (there is no guarantee you will be paid otherwise, and this is wage theft!). For contracts that are already a full TA position (180 hours), additional approval will be required by the department and the union.

  4. To ensure a fair workload, it is important that the TA and the supervisor sign a Workload Form within 20 days. Per the Early Appointment agreement, the department must send all Early Appointment Workload Forms to the union. We are tracking information about Early Appointments closely. If you have any concerns, please contact grievance.1@agsem-aeedem.ca.


As a reminder: It is your right to be paid for every hour that you work. This includes any meetings, office hours, reading or preparation, required training, attending class, answering emails, or any other work for the course. We recommend that you download a time-tracker to your computer or phone to keep track of your hours over the summer and throughout the semester. Contact your supervisor before you work hours over your contract. Feel free to forward the issue or copy your departmental delegate and/or grievance.1@agsem-aeedem.ca if you feel like you need additional support to assert your labour rights.



Letter of Agreement


WHEREAS due to the current circumstances related to COVID19, the University has

announced that the Fall 2020 academic term will be delivered mainly online;


WHEREAS article 11.02.01i) states that a Teaching Assistant may begin work two (2) weeks

prior to the commencement of the academic term and that a full Teaching Assistant

position spans over a period of fifteen (15) weeks for a maximum of one hundred

and eighty (180) hours;


WHEREAS article 12.01.01 states that the posting deadline for Fall and full year courses is April 30, 2020 for a period of thirty (30) days;


WHEREAS the Parties signed a Letter of Agreement dated April 9, 2020 to extend the posting deadline in article 12.01.01 to May 30, 2020 until June 30, 2020;


WHEREAS the new method of course instruction and delivery requires additional preparation and planning than usual by Faculties and Departments, prior to the start of the

academic term;


WHEREAS the Parties wish to address the issue in an amicable manner;


The Parties hereby agree to the following:


1. The preamble forms an integral part of this agreement;


2. In the application of article 11.02.01i), the Parties agree that, for the Fall 2020 term, a Teaching Assistant position may begin as early as June 28, 2020 (hereinafter referred to as “Early Appointment”) in order to assist the Course Supervisor in the preparation of the online delivery of a course;


3. In the application of article 11.02.01i), the Parties agree that, for the Fall 2020 term, an Early Appointment may span more than fifteen (15) weeks and that maximum number of hours for a Teaching Assistant position will remain one hundred and eighty (180) hours;


4. In accordance with the Letter of Agreement that was signed by the Parties on April 9, 2020, the Parties agree that Early Appointments may be posted until June 30, 2020, alternatively, as a supplementary posting in accordance with article 12.03;


5. The Hiring Unit will provide tentative hiring lists for Early Appointments no later than three (3) working days following the application deadline;


6. If a Hiring Unit has already appointed a Teaching Assistant to a course for the Fall academic term and wishes to convert the position to an Early Appointment, the appointed Teaching Assistant must be contacted and given first choice to accept the Early Appointment. If the appointed Teaching Assistant is unable to accept the Early Appointment, article 13.04.04 will be applied. The Hiring Unit will notify the Union of such conversions;


7. The Hiring Unit will provide a copy of workload forms for Early Appointments to the Union;


8. The Parties acknowledge that the workload form must be completed as per articles 11.02.01, 11.02.03 and Appendix 2 of the collective agreement to reflect the total appointment hours of the Teaching Assistant position;


9. The Union hereby acknowledges that, before having signed the present Agreement, it had sufficient time to revise the terms and conditions contained therein;


10. The Parties acknowledge that this Agreement shall not constitute or be invoked as a precedent of any kind;


11. The Parties have expressly required that the present Agreement be drafted in the English language. Les parties ont expressément exigé que la présente Entente soit rédigée en anglais.



L’AÉÉDEM a signé une lettre d'entente avec l’administration de McGill autorisant les départements à commencer certains contact d’auxiliaire d’enseignement pour automne 2020 au cours de l'été, dès le 28 juin. Ceci est pour répondre aux besoins exprimés par certains départements d'avoir un soutien d’auxiliaire pour la préparation de matériel pédagogique en ligne et le développement de cours avant le début du trimestre, tout en maintenant la continuité en ayant le même auxiliaire.


Le texte intégral de l'accord est ci-dessous (l’accord fut écrit dans la langue anglaise; la traduction française n’est pas la version légale) :


Afin de commencer un contrat d’auxiliaire d’enseignement avant la date normale, le département doit suivre ces règles:


  1. Tout poste d'auxiliaire d’enseignement qui débute plus tôt que 2 semaines avant le début du trimestre doit indiquer clairement la date de début sur l'affichage.

  2. Si un auxiliaire d’enseignement a déjà été embauché, le département peut demander que l'auxiliaire commence à travailler plus tôt, mais l'auxiliaire en question n'a aucune obligation de le faire. Le département peut réembaucher l'auxiliaire à un autre poste s'il ne peut pas commencer avant le début affiché du poste. Cependant, toute affectation doit être acceptable pour l'auxiliaire et doit être d'une durée équivalente ou supérieure.

  3. Les heures travaillées au cours de l'été pour les postes de l'automne 2020 sont incluses dans le nombre total d'heures attribuées. Par exemple, si un poste est de 180 heures, 30 heures peuvent être effectuées en été et 150 en automne. Comme d'habitude, il est possible de recevoir une compensation pour un travail au-delà aux heures indiquées dans votre contrat, mais assurez-vous d'obtenir cette confirmation par écrit avant de travailler des heures supplémentaires (il n'y a aucune garantie que vous serez payé autrement, et c'est un vol de salaire!) . Pour les contrats qui sont déjà un poste d'auxiliaire complet (180 heures), une approbation supplémentaire sera requise par le département et le syndicat.

  4. Pour assurer une charge de travail équitable, il est important que l'auxiliaire et la personne superviseur du cours signent un formulaire de charge de travail dans les 20 jours suivant le début du contrat. Conformément à l'entente de nomination anticipée, le département doit envoyer tous les formulaires de charge de travail de nomination anticipée au syndicat. Nous suivons de près les informations sur les nominations anticipées. Si vous avez des préoccupations, veuillez contacter grievance.1@agsem-aeedem.ca.


Rappel : vous devez être rémunéré pour chaque heure de travail. Cela comprend toutes les réunions, les heures de bureau, la lecture ou la préparation, la formation requise, la participation aux cours, la réponse aux courriels ou tout autre travail pour le cours. Nous vous recommandons de télécharger un chronométreur sur votre ordinateur ou votre téléphone pour suivre vos heures pendant l'été et tout au long du trimestre. Contactez votre superviseur avant de travailler des heures au-delà de votre contrat. N'hésitez pas à transmettre le problème ou à copier votre délégué.e départemental et / ou grievance.1@agsem-aeedem.ca si vous sentez que vous avez besoin d'heures supplémentaire pour faire valoir vos droits du travail.



Lettre d'accord


CONSIDÉRANT qu'en raison des circonstances actuelles liées à COVID19, l'Université

a annoncé que le trimestre académique de l'automne 2020 sera livré principalement en ligne;


ATTENDU QUE l'article 11.02.01 i) stipule qu'un auxiliaire d'enseignement peut commencer à travailler deux (2) semaines avant le début de la session académique et qu’un poste d’auxiliaire d’enseignement s'étend sur une période de quinze (15) semaines pour un maximum de cent quatre-vingt (180) heures;


ATTENDU QUE l'article 12.01.01 stipule que la date limite d'affichage des cours d'automne et de l'année complète est le 30 avril 2020 pour une période de trente (30) jours;


ATTENDU QUE les parties ont signé une lettre d'entente datée du 9 avril 2020 pour prolonger la date limite d'affichage à l'article 12.01.01 jusqu'au 30 mai 2020 jusqu'au 30 juin 2020;


ATTENDU QUE la nouvelle méthode d'enseignement et l’enseignement des cours nécessite une préparation et une planification supplémentaires que d'habitude par les facultés et les départements, avant le début de session académique;


Les Parties conviennent des présentes de ce qui suit:


1. Le préambule fait partie intégrante du présent accord;


2. En application de l'article 11.02.01 i), les parties conviennent que, pour la session d'automne 2020, un poste d'auxiliaire à l'enseignement peut commencer dès le 28 juin 2020 (ci-après dénommé « nomination anticipée ») afin d'aider la personne superviseur de cours dans la préparation de l'enseignement en ligne;


3. En application de l'article 11.02.01 i), les parties conviennent que, pour la session d'automne 2020, une nomination anticipée peut s'étendre sur plus de quinze (15) semaines et que le nombre maximal d'heures pour un poste d'auxiliaire à l'enseignement restera de cent quatre-vingt (180) heures;


4. Conformément à la lettre d'entente signée par les parties le 9 avril 2020, les parties conviennent que les nominations anticipées peuvent être affichées jusqu'au 30 juin 2020, à titre d'alternative, conformément à l'article 12.03;


5. L'unité d'embauche fournira des listes provisoires d'embauche pour les nominations anticipées au plus tard trois (3) jours ouvrables après la date limite de candidature;


6. Si une unité d'embauche a déjà nommé un auxiliaire d'enseignement à un cours pour le trimestre académique d'automne et souhaite convertir le poste en nomination rapide, l'auxiliaire d'enseignement nommé doit être contacté et avoir le premier choix pour accepter la nomination anticipé. Si l'auxiliaire d’enseignement désigné n'est pas en mesure d'accepter la nomination anticipée, l'article 13.04.04 sera appliqué. L'unité d'embauche avisera le syndicat de ces conversions;


7. L'unité d'embauche fournira une copie des formulaires de charge de travail pour les nominations anticipées au syndicat;


8. Les parties reconnaissent que le formulaire de charge de travail doit être rempli conformément aux articles 11.02.01, 11.02.03 et à l'annexe 2 de la convention collective pour refléter le nombre total d'heures assignés du poste d'auxiliaire d’enseignement;


9. Le syndicat reconnaît par la présente qu'avant d'avoir signé le présent accord, elle disposait de suffisamment de temps pour réviser les termes et conditions qui y sont contenus;


10. Les parties reconnaissent que le présent accord ne constitue ni ne sera invoqué comme précédent d'aucune sorte;


11. Les parties ont expressément demandé que le présent accord soit rédigé en anglais. Les parties ont expressément exigé que la présente Entente soit rédigée en anglais.


Association of Graduate Students Employed at McGill

The Association of Graduate Students Employed at McGill (AGSEM) was accredited in 1993 to represent Teaching Assistants at McGill, making us the oldest TA Union in the province. Invigilators joined AGSEM in 2010 and Course Lecturers in 2011. Course lecturers have since separated into the McGill Course Lecturers and Instructors Union (MCLIU).

Email: mail@agsem-aeedem.ca

Phone: 514-398-2582

515 avenue des Pins, 2ème étage
Montréal, Québec H2W 1S4

*Please note that our office is unfortunately not wheelchair accessible

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